Gestion des flux de trésorerie de la prochaine génération : votre feuille de route de la transformation numérique
- Mots-clés :
- paiements numériques
- trésorerie nouvelle génération
La numérisation des paiements est plus importante que jamais, à mesure que les entreprises cherchent à augmenter leur fonds de roulement, à réaliser des gains d’efficacité, à diminuer les coûts et à réduire au minimum les risques. De plus, la pandémie de COVID-19 a poussé de nombreuses entreprises à se tourner vers l’automatisation, face à ces préoccupations, dans l’ensemble de la vaste communauté des fournisseurs, des clients et des partenaires.
Selon un sondage mené en 2020 par l’Association of Financial Professionals (AFP), près de 60 % des répondants ont indiqué que leur organisation était très susceptible ou plutôt susceptible de convertir aux paiements électroniques la majorité de ses paiements interentreprises par chèque à ses fournisseurs. Cinq pour cent seulement ont indiqué qu’elles n’avaient pas l’intention de procéder à cette conversion1.
Mais à quoi ressemble ce parcours vers la mise en œuvre d’une infrastructure de paiement numérique pour les entreprises? Susan Witteveen, qui dirige le groupe Solutions de trésorerie et de paiement des Services bancaires aux grandes entreprises de BMO Groupe financier, a récemment animé une discussion sur les meilleures pratiques avec trois experts :
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Robert Lowther, premier vice-président, Finances de MNP, l’un des plus importants cabinets de comptabilité, de fiscalité et de services-conseils au Canada
-
Megan Kells, chef, Produits, Solutions de trésorerie et de paiement Amérique du Nord à BMO
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Matthew Bleecker, directeur général, Stratégies d’optimisation des paiements à BMO
Voici un résumé de notre conversation, qui a été modifiée pour plus de concision et de clarté.
La transformation numérique de MNP
Selon Robert Lowther, MNP a entamé sa transition vers les paiements numériques il y a environ quatre ans. L’entreprise avait jusqu’alors adopté une approche plus traditionnelle à l’égard des comptes fournisseurs et des comptes clients, et les chèques représentaient le principal mode de paiement. L’équipe responsable de la trésorerie de MNP voulait mettre en place un système plus efficace, et ses clients commençaient à manifester de l’intérêt pour d’autres modes de paiement. La transition était donc, selon Robert Lowther, « un exercice visant à s’assurer que la voix de nos fournisseurs et de nos clients était entendue ».
Il ajoute que MNP se targue de son esprit d’entreprise et de son engagement en faveur de l’innovation, et que la société considérait la mise à niveau de son système de paiement comme l’occasion d’appliquer ces principes pour satisfaire ses parties prenantes internes et externes. Le fait que l’équipe de la trésorerie de MNP ait adhéré au plan a été un facteur essentiel de la réussite de celui-ci, mais la tâche a été facilitée par le fait que l’initiative était pilotée par l’équipe elle-même.
« Tout est parti de certaines des idées que l’équipe avait proposées, déclare M. Lowther. Elle a été le moteur de ces changements. Cela a aidé l’entreprise, bien sûr, mais cela facilite aussi les activités courantes de l’équipe. Ce sont les raisons d’affaires qui ont motivé le processus de prise de décision. »
Cela ne signifie pas qu’il n’y a pas eu quelques obstacles en cours de route. Même si certains des clients et fournisseurs de MNP étaient impatients d’utiliser les méthodes de paiement électronique, d’autres n’étaient pas aussi convaincus. C’est à cet égard que la présentation des avantages des paiements numériques du point de vue du fournisseur, par exemple la rapidité des paiements, peut aider à étayer les arguments.
« Il n’a pas été facile de convaincre certains de nos autres fournisseurs et clients de passer aux différentes formes de paiement électronique, déclare Robert Lowther. Pour répondre à certains de leurs arguments, nous avons tout simplement présenté certains des avantages dont ils allaient bénéficier. »
Quand est venu le moment de choisir une solution, MNP a compris que l’infrastructure de paiement numérique devait être au service de ses objectifs, et non l’inverse. Nous nous sommes notamment assurés que les outils soient faciles à intégrer à la planification des ressources de l’entreprise et aux systèmes bancaires.
Bien entendu, disposer des bons outils n’est utile que s’il y a un moyen de mesurer la réussite. C’est à cette fin que MNP a établi des objectifs clairement définis pour ses clients et ses fournisseurs. « Nous avons établi des cibles initiales pour la conversion d’un pourcentage précis de chèques en différents types de paiement électronique, avec un certain pourcentage de clients et un certain pourcentage de fournisseurs, explique Robert Lowther. Notre objectif était d’observer les améliorations progressives au cours d’une période donnée. Nous avons commencé il y a trois ou quatre ans, et nous observons que la situation progresse d’année en année. »
Un parcours continu
Ce que montre l’expérience chez MNP, c’est que l’entreprise s’en est tenue de près aux meilleures pratiques en matière de paiement numérique. Comme Megan Kells le souligne, il était essentiel d’établir des objectifs et des jalons précis pour le processus, et il fallait aussi que MNP laisse à l’équipe responsable de la trésorerie et à ses clients le temps nécessaire pour faire la transition afin d’augmenter le pourcentage global de paiements numériques au sein de l’entreprise. Cela illustre bien le fait que le respect des meilleures pratiques peut mener l’entreprise vers l’adoption des bons outils.
« Plus vos partenaires de la Banque comprennent ces objectifs, plus ils peuvent parler de vous aider, d’un point de vue tactique, pour atteindre ces objectifs », déclare M. Bleecker.
Celui-ci explique que MNP est maintenant passée à une fonction de gestion de trésorerie presque entièrement numérique, mais que ce n’est que la première étape et que l’évolution se poursuit. À l’avenir, il s’attend à ce qu’un système de gestion de trésorerie de prochaine génération permette à son équipe de se concentrer sur les aspects plus stratégiques de son travail.
« Je crois que nous avons encore du travail à faire, dit-il. Nous avons réellement mis l’accent sur l’aspect transactionnel : comment éliminer un grand nombre d’éléments transactionnels et faire en sorte que nos systèmes et nos outils les gèrent pour nous? Nous cherchons encore des façons d’améliorer les éléments de planification à long terme de nos flux de trésorerie. Comment pouvons-nous continuer à automatiser nos flux de trésorerie? Comment les intégrer à certains de nos outils de prévision et d’établissement de budget? Nous pouvons nous concentrer sur un certain nombre de projets stratégiques de façon à mieux gérer le capital à long terme de notre entreprise. »
En plus d’offrir une plus grande marge de manœuvre à ses parties prenantes externes, la transition vers les paiements numériques a été bien accueillie par l’équipe de gestion de trésorerie de MNP. Robert Lowther évoque la rapidité et l’efficacité de son nouveau système, ainsi que la capacité de se concentrer sur un plus grand nombre de relations clients.
« Cela a une incidence sur l’équipe des finances, mais aussi sur les décideurs qui approuvent les transactions, déclare-t-il. Cela a également un impact sur nos équipes régionales qui tentent de traiter avec les clients. Moins elles doivent consacrer de temps à l’administration, plus elles peuvent en passer avec les clients. Cela permet vraiment à nos équipes de se délivrer des tâches transactionnelles pour se consacrer aux priorités stratégiques et, en quelque sorte, croître avec la technologie. Cela leur permet de participer davantage à la prise de décisions. »
Accélérer vers l’avenir
À BMO, nous avons pu constater par nous-mêmes la réticence de certains fournisseurs à passer aux paiements numériques. Matthew Bleecker fait remarquer que ses clients sont de plus en plus nombreux à adopter cette nouvelle solution, parce que les avantages sont plus faciles à concrétiser, notamment l’amélioration des prévisions de trésorerie, la rapidité du règlement et le renforcement des relations avec les clients.
« Ils ont l’habitude de recevoir un chèque par la poste, et tous les renseignements de la facture figurent au bas du talon de chèque, explique-t-il. C’est ce qui justifie principalement cette réticence au changement : Vais-je recevoir les données qui sont si importantes pour clôturer les comptes clients qui ont été ouverts pour cette facture? Les données et l’argent doivent se déplacer ensemble. Et nous avons simplifié le processus d’inscription des fournisseurs afin que ces derniers puissent être payés sous une forme numérique. Grâce à l’élimination de cet obstacle, nous avons constaté une hausse du taux d’adoption, et c’est une tendance qui va se maintenir avec le temps. »
La pandémie a donné un coup de pouce à l’adoption de nouvelles technologies dans tous les types d’entreprises, et elle a fait de même pour le passage à des systèmes de trésorerie de prochaine génération. « Bien que la COVID-19 ait bien sûr eu des effets désastreux sur l’économie et sur les petites et moyennes entreprises en général, elle a fait faire à toutes un bond de cinq ans vers un environnement numérique, explique Robert Lowther. C’est aussi ce que nous avons constaté dans notre secteur d’activité. »
Comme le dit Megan Kells : « Les paiements numériques ne font pas de discrimination. Peu importe la taille de votre entreprise, votre présence géographique ou votre secteur d’activité, les paiements numériques ont un rôle à jouer au sein de votre gamme de modes de paiement.
Ecoutez l’entretien complet ici (en anglais seulement). Cliquez ici pour lire la transcription en anglais de la vidéo (Français sur demande).
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Susan Witteveen
Première vice-présidente et chef, Solutions de trésorerie et de paiement
Susan Witteveen est une dirigeante accomplie au sein du secteur financier à l’échelle de l’Amérique du Nord, ayant occupé pe…(..)
Voir le profil complet >La numérisation des paiements est plus importante que jamais, à mesure que les entreprises cherchent à augmenter leur fonds de roulement, à réaliser des gains d’efficacité, à diminuer les coûts et à réduire au minimum les risques. De plus, la pandémie de COVID-19 a poussé de nombreuses entreprises à se tourner vers l’automatisation, face à ces préoccupations, dans l’ensemble de la vaste communauté des fournisseurs, des clients et des partenaires.
Selon un sondage mené en 2020 par l’Association of Financial Professionals (AFP), près de 60 % des répondants ont indiqué que leur organisation était très susceptible ou plutôt susceptible de convertir aux paiements électroniques la majorité de ses paiements interentreprises par chèque à ses fournisseurs. Cinq pour cent seulement ont indiqué qu’elles n’avaient pas l’intention de procéder à cette conversion1.
Mais à quoi ressemble ce parcours vers la mise en œuvre d’une infrastructure de paiement numérique pour les entreprises? Susan Witteveen, qui dirige le groupe Solutions de trésorerie et de paiement des Services bancaires aux grandes entreprises de BMO Groupe financier, a récemment animé une discussion sur les meilleures pratiques avec trois experts :
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Robert Lowther, premier vice-président, Finances de MNP, l’un des plus importants cabinets de comptabilité, de fiscalité et de services-conseils au Canada
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Megan Kells, chef, Produits, Solutions de trésorerie et de paiement Amérique du Nord à BMO
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Matthew Bleecker, directeur général, Stratégies d’optimisation des paiements à BMO
Voici un résumé de notre conversation, qui a été modifiée pour plus de concision et de clarté.
La transformation numérique de MNP
Selon Robert Lowther, MNP a entamé sa transition vers les paiements numériques il y a environ quatre ans. L’entreprise avait jusqu’alors adopté une approche plus traditionnelle à l’égard des comptes fournisseurs et des comptes clients, et les chèques représentaient le principal mode de paiement. L’équipe responsable de la trésorerie de MNP voulait mettre en place un système plus efficace, et ses clients commençaient à manifester de l’intérêt pour d’autres modes de paiement. La transition était donc, selon Robert Lowther, « un exercice visant à s’assurer que la voix de nos fournisseurs et de nos clients était entendue ».
Il ajoute que MNP se targue de son esprit d’entreprise et de son engagement en faveur de l’innovation, et que la société considérait la mise à niveau de son système de paiement comme l’occasion d’appliquer ces principes pour satisfaire ses parties prenantes internes et externes. Le fait que l’équipe de la trésorerie de MNP ait adhéré au plan a été un facteur essentiel de la réussite de celui-ci, mais la tâche a été facilitée par le fait que l’initiative était pilotée par l’équipe elle-même.
« Tout est parti de certaines des idées que l’équipe avait proposées, déclare M. Lowther. Elle a été le moteur de ces changements. Cela a aidé l’entreprise, bien sûr, mais cela facilite aussi les activités courantes de l’équipe. Ce sont les raisons d’affaires qui ont motivé le processus de prise de décision. »
Cela ne signifie pas qu’il n’y a pas eu quelques obstacles en cours de route. Même si certains des clients et fournisseurs de MNP étaient impatients d’utiliser les méthodes de paiement électronique, d’autres n’étaient pas aussi convaincus. C’est à cet égard que la présentation des avantages des paiements numériques du point de vue du fournisseur, par exemple la rapidité des paiements, peut aider à étayer les arguments.
« Il n’a pas été facile de convaincre certains de nos autres fournisseurs et clients de passer aux différentes formes de paiement électronique, déclare Robert Lowther. Pour répondre à certains de leurs arguments, nous avons tout simplement présenté certains des avantages dont ils allaient bénéficier. »
Quand est venu le moment de choisir une solution, MNP a compris que l’infrastructure de paiement numérique devait être au service de ses objectifs, et non l’inverse. Nous nous sommes notamment assurés que les outils soient faciles à intégrer à la planification des ressources de l’entreprise et aux systèmes bancaires.
Bien entendu, disposer des bons outils n’est utile que s’il y a un moyen de mesurer la réussite. C’est à cette fin que MNP a établi des objectifs clairement définis pour ses clients et ses fournisseurs. « Nous avons établi des cibles initiales pour la conversion d’un pourcentage précis de chèques en différents types de paiement électronique, avec un certain pourcentage de clients et un certain pourcentage de fournisseurs, explique Robert Lowther. Notre objectif était d’observer les améliorations progressives au cours d’une période donnée. Nous avons commencé il y a trois ou quatre ans, et nous observons que la situation progresse d’année en année. »
Un parcours continu
Ce que montre l’expérience chez MNP, c’est que l’entreprise s’en est tenue de près aux meilleures pratiques en matière de paiement numérique. Comme Megan Kells le souligne, il était essentiel d’établir des objectifs et des jalons précis pour le processus, et il fallait aussi que MNP laisse à l’équipe responsable de la trésorerie et à ses clients le temps nécessaire pour faire la transition afin d’augmenter le pourcentage global de paiements numériques au sein de l’entreprise. Cela illustre bien le fait que le respect des meilleures pratiques peut mener l’entreprise vers l’adoption des bons outils.
« Plus vos partenaires de la Banque comprennent ces objectifs, plus ils peuvent parler de vous aider, d’un point de vue tactique, pour atteindre ces objectifs », déclare M. Bleecker.
Celui-ci explique que MNP est maintenant passée à une fonction de gestion de trésorerie presque entièrement numérique, mais que ce n’est que la première étape et que l’évolution se poursuit. À l’avenir, il s’attend à ce qu’un système de gestion de trésorerie de prochaine génération permette à son équipe de se concentrer sur les aspects plus stratégiques de son travail.
« Je crois que nous avons encore du travail à faire, dit-il. Nous avons réellement mis l’accent sur l’aspect transactionnel : comment éliminer un grand nombre d’éléments transactionnels et faire en sorte que nos systèmes et nos outils les gèrent pour nous? Nous cherchons encore des façons d’améliorer les éléments de planification à long terme de nos flux de trésorerie. Comment pouvons-nous continuer à automatiser nos flux de trésorerie? Comment les intégrer à certains de nos outils de prévision et d’établissement de budget? Nous pouvons nous concentrer sur un certain nombre de projets stratégiques de façon à mieux gérer le capital à long terme de notre entreprise. »
En plus d’offrir une plus grande marge de manœuvre à ses parties prenantes externes, la transition vers les paiements numériques a été bien accueillie par l’équipe de gestion de trésorerie de MNP. Robert Lowther évoque la rapidité et l’efficacité de son nouveau système, ainsi que la capacité de se concentrer sur un plus grand nombre de relations clients.
« Cela a une incidence sur l’équipe des finances, mais aussi sur les décideurs qui approuvent les transactions, déclare-t-il. Cela a également un impact sur nos équipes régionales qui tentent de traiter avec les clients. Moins elles doivent consacrer de temps à l’administration, plus elles peuvent en passer avec les clients. Cela permet vraiment à nos équipes de se délivrer des tâches transactionnelles pour se consacrer aux priorités stratégiques et, en quelque sorte, croître avec la technologie. Cela leur permet de participer davantage à la prise de décisions. »
Accélérer vers l’avenir
À BMO, nous avons pu constater par nous-mêmes la réticence de certains fournisseurs à passer aux paiements numériques. Matthew Bleecker fait remarquer que ses clients sont de plus en plus nombreux à adopter cette nouvelle solution, parce que les avantages sont plus faciles à concrétiser, notamment l’amélioration des prévisions de trésorerie, la rapidité du règlement et le renforcement des relations avec les clients.
« Ils ont l’habitude de recevoir un chèque par la poste, et tous les renseignements de la facture figurent au bas du talon de chèque, explique-t-il. C’est ce qui justifie principalement cette réticence au changement : Vais-je recevoir les données qui sont si importantes pour clôturer les comptes clients qui ont été ouverts pour cette facture? Les données et l’argent doivent se déplacer ensemble. Et nous avons simplifié le processus d’inscription des fournisseurs afin que ces derniers puissent être payés sous une forme numérique. Grâce à l’élimination de cet obstacle, nous avons constaté une hausse du taux d’adoption, et c’est une tendance qui va se maintenir avec le temps. »
La pandémie a donné un coup de pouce à l’adoption de nouvelles technologies dans tous les types d’entreprises, et elle a fait de même pour le passage à des systèmes de trésorerie de prochaine génération. « Bien que la COVID-19 ait bien sûr eu des effets désastreux sur l’économie et sur les petites et moyennes entreprises en général, elle a fait faire à toutes un bond de cinq ans vers un environnement numérique, explique Robert Lowther. C’est aussi ce que nous avons constaté dans notre secteur d’activité. »
Comme le dit Megan Kells : « Les paiements numériques ne font pas de discrimination. Peu importe la taille de votre entreprise, votre présence géographique ou votre secteur d’activité, les paiements numériques ont un rôle à jouer au sein de votre gamme de modes de paiement.
Ecoutez l’entretien complet ici (en anglais seulement). Cliquez ici pour lire la transcription en anglais de la vidéo (Français sur demande).
Fait partie 1
d’une
2-série portant sur
Gestion des flux de trésorerie de la prochaine génération : votre feuille de route de la transformation numérique
PARTIE 2
Gestion des flux de trésorerie de la prochaine génération
27 mai 2021 Gestion Des Flux De Trésorerie
La numérisation des paiements est plus importante que jamais, à mesure que les entreprises cherchent à augmenter leur fonds de r…
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