Extend pour BMO
Une gestion des dépenses plus intelligente et plus sûre pour votre entreprise
Les modes de paiement traditionnels n’ont pas toujours suivi l’évolution des besoins d’affaires. Les cartes virtuelles offrent une solution moderne en réduisant le risque de fraude et d’utilisation abusive, et en permettant la gestion des dépenses, une meilleure visibilité des paiements et une comptabilité plus simple. Extend pour BMO est une application de gestion des dépenses qui vous permet de créer des cartes virtuelles sécurisées et conçues sur mesure au moyen de votre programme actuel de cartes d’entreprise de BMO. Ces cartes virtuelles peuvent être attribuées à des utilisateurs, à des fournisseurs, à des services ou à des projets précis, ce qui remplace l’utilisation des cartes physiques et personnelles et donne aux Finances une visibilité et un contrôle complets sans ralentir les équipes.
Extend pour BMO peut aider à résoudre les difficultés courantes auxquelles font face les organisations en ce qui a trait aux dépenses des entreprises :
DIFFICULTÉ
L’utilisation d’une seule carte qui circule, ou dont les informations sont communiquées verbalement par plusieurs employés, augmente le risque de fraude.
SOLUTION
Émission de cartes virtuelles propres aux utilisateurs ou aux fournisseurs afin d’éliminer l’utilisation partagée des cartes et de renforcer la sécurité.
RÉSULTAT
Réduction du risque de fraude grâce à l’élimination des cartes partagées.
DIFFICULTÉ
En raison de la visibilité limitée des dépenses, il est difficile de faire le suivi des achats faits par les employés, les emplacements ou les unités d’affaires. Les employés sans carte d’entreprise doivent se faire rembourser leurs dépenses, ce qui entraîne des retards et des contrôles incohérents.
SOLUTION
Utilisation de cartes virtuelles pour segmenter les dépenses par service, fournisseur ou projet et synchronisation des transactions pour une visibilité en temps réel. Attribution de cartes virtuelles aux employés sans carte et établissement de budgets, de limites et de flux de travail d’approbation pour les cartes virtuelles.
RÉSULTAT
Responsabilité claire, chaque carte étant liée à un utilisateur ou à un ordre de travail. Meilleure gestion du budget grâce à des limites préétablies pour chaque service et à des processus évolutifs qui permettent aux employés de dépenser de façon responsable sans échapper au contrôle de l’entreprise.
DIFFICULTÉ
La concordance est inefficace et fastidieuse sur le plan administratif, en particulier s’il y a plusieurs services, fournisseurs et emplacements. Des problèmes d’adaptabilité surviennent lorsque les équipes de comptabilité ne peuvent pas associer les transactions par carte partagée aux codes de GL, aux ordres de travail ou aux emplacements.
SOLUTION
Les cartes virtuelles aideront à automatiser la saisie des reçus et à faire appliquer les règles automatisées en matière de mise en correspondance et de création de reçus pour simplifier les processus de comptabilité. Synchronisation des transactions pour une visibilité en temps réel
RÉSULTAT
Concordance plus rapide, plus d’agilité pour les voyages, les fournisseurs en ligne et les équipes réparties, et possibilité d’obtenir des récompenses plus rapidement grâce aux cartes assorties d’un programme de récompense.
Il est simple de commencer à utiliser Extend pour BMO : améliorez le contrôle et la visibilité dès aujourd’hui.
Étude de cas en mise en avant
SECTEUR
Technologie et services numériques
DIFFICULTÉ
Pour l’équipe responsable du logiciel Singlewire, le partage de cartes et les risques de sécurité et de fraude connexes étaient source de préoccupation.
SOLUTION
Les cartes virtuelles Extend pour BMO ont permis à Singlewire d’émettre des cartes sur mesure avec des utilisations et des budgets précis, ce qui réduit le partage de cartes tout en améliorant l’accès et la supervision.
RÉSULTATS
Singlewire maintient maintenant des budgets clairs propres à chaque service et émet des cartes virtuelles adaptées à des commerçants ou à des paiements précis. Les dépenses sont plus organisées, segmentées et faciles à suivre, ce qui donne aux employés et aux Finances une plus grande confiance.
À propos de l’entreprise
Secteur : Logiciels/Sécurité des TI
Cartes enregistrées : 1
Utilisateurs de cartes virtuelles : 14
Fournisseurs courants : Google Ads, Amazon, Atlassian
Prêts à simplifier les dépenses et à renforcer la sécurité des paiements? Il est simple de commencer à utiliser
Extend pour BMO : améliorez le contrôle et la visibilité dès aujourd’hui. Commencez dès maintenant.
Études de cas
Technologie et services numériques
DIFFICULTÉS | Dans les organisations axées sur la technologie, les équipes éprouvaient des difficultés avec les points suivants :
Partage de cartes et risques liés à la sécurité, en particulier si plusieurs employés devaient effectuer des achats.
Visibilité limitée des dépenses entre les régions, les services ou les fournisseurs.
Concordance complexe, en particulier pour les dépenses liées aux publicités numériques, les outils du modèle SaaS et les fournisseurs multidevises.
SOLUTION | Chaque entreprise a adopté les cartes virtuelles Extend pour BMO pour :
Émettre des cartes uniques à chaque utilisateur ou fournisseur afin d’éliminer le partage de cartes.
Attribuer des contrôles budgétaires et des cartes dédiées à des commerçants spécifiques pour une gestion plus précise des dépenses.
Améliorer la visibilité en temps réel, ce qui permet une concordance plus rapide et une supervision plus claire.
RÉSULTATS | Les organisations technologiques ont constaté d’importants avantages liés au contrôle, à la visibilité et à la réduction du risque de fraude, tout en élargissant les opérations numériques avec plus de confiance.
Émission de cartes virtuelles pour permettre aux employés sans carte de payer leurs achats ponctuels de façon sécurisée et transparente.
Segmentation des budgets par service et cessation complète du partage de cartes.
Obtention d’une meilleure visibilité pour chaque fournisseur, pour une infrastructure technologique de détail à volume élevé et à devises multiples.
Services professionnels et opérations
DIFFICULTÉS | Les organisations axées sur le service ont éprouvé des difficultés avec les points suivants :
Cartes d’entreprise partagées entre un grand nombre d’employés, ce qui créait des inefficacités opérationnelles.
Difficulté à attribuer les transactions au bon client, au bon projet, au bon service ou au bon emplacement.
Besoin d’une structure de demande et d’approbation officielle pour l’émission des paiements.
Retards de concordance manuelle en raison d’une saisie erronée des reçus.
SOLUTION | Chaque entreprise a adopté les cartes virtuelles Extend pour BMO pour :
Émettre des cartes propres aux fournisseurs ou aux employés pour remplacer les cartes en plastique partagées.
Introduire les budgets par service ou par projet, en veillant à l’harmonisation des dépenses.
Faire appliquer la saisie des reçus et la mise en correspondance des transactions pour une concordance harmonieuse.
Synchronisation des transactions dans des systèmes comme NetSuite aux fins de catégorisation automatisée.
RÉSULTATS | Les entreprises de services professionnels ont considérablement amélioré le contrôle financier, l’exactitude de la concordance et l’adaptabilité opérationnelle.
Visibilité claire et réduction du risque opérationnel.
Habilitation de chaque employé sans carte d’entreprise grâce à un processus de demande et d’approbation contrôlé.
Suivi en temps réel des dépenses par service et par emplacement.
Transport, logistique et opérations sur le terrain
DIFFICULTÉS | Les entreprises à volume élevé qui œuvrent sur le terrain font face aux difficultés suivantes :
Partage extrême de cartes entre des dizaines d’employés ou d’emplacements, souvent par téléphone.
Difficulté à faire le suivi des dépenses par transaction, par fournisseur ou par ordre de travail.
Risque de fraude, en particulier pour les équipes de réservation de voyages.
Manque de visibilité des dépenses régionales et dépendance vis-à-vis des remboursements.
SOLUTION | Chaque entreprise a adopté les cartes virtuelles Extend pour BMO pour :
Cartes à usage unique ou propres aux ordres de travail pour un contrôle plus serré.
Établissement du budget par emplacement ou par service, ce qui permet aux équipes réparties de gérer les dépenses.
Règles en matière de reçus et catégorisation des dépenses pour soutenir la concordance en cas de volumes élevés.
Séparation claire des transactions aux États-Unis et au Canada.
RÉSULTATS | Les organisations complexes sur le plan opérationnel ont obtenu des améliorations de la sécurité, de la traçabilité, de la gestion du risque de fraude et de la gestion structurée des dépenses.
Il est maintenant possible de mettre en correspondance les frais avec des ordres de travail et des emplacements précis.
Habilitation de tous les employés à effectuer des paiements contrôlés sans qu’aucun remboursement ne soit nécessaire.
Réduction du risque de fraude et meilleure visibilité en ce qui concerne les réservations de voyages à volume élevé.
Prêts à simplifier les dépenses et à renforcer la sécurité des paiements?
Il est simple de commencer à utiliser Extend pour BMO : améliorez le contrôle et la visibilité dès aujourd’hui.